W codziennym życiu z dokumentem takim jak faktura VAT spotykamy się przynajmniej kilka razy w miesiącu, kiedy to drogą listowną lub elektroniczną otrzymujemy rachunki za wszelkiego rodzaju media, z których korzystamy na co dzień. Dobrze jest pamiętać aby po zapłaceniu właśnie takiego rachunku jakim jest faktura VAT nie wyrzucić go, tylko przechowywać przynajmniej przez okres, w którym dana firma robi naliczenie za dłuższy okres rozliczeniowy niż jeden miesiąc. Przechowujemy takie pisma po to, abyśmy mieli szanse udokumentowania tego, że dokonaliśmy płatności takiego właśnie rachunku jakim jest faktura VAT. Oczywiście w przypadku, gdybyśmy zgubili fakturę lub gdyby uległa ona zniszczeniu to zawsze mamy możliwość otrzymania duplikatów w odpowiednich instytucjach, które były wystawcami danego rachunku. Niestety w takim przypadku, jeśli już zapłaciliśmy taki rachunek jakim jest faktura VAT to musimy się liczyć z tym, że będziemy mieli problemy z udokumentowaniem takiej płatności. Oczywiście wszystko zależy jaką formą płatności uregulowaliśmy taki rachunek.